Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs

Nous sommes une multinationale spécialisée dans le maquillage, les soins de la peau et les parfums. Nous disposons de boutiques et de sociétés qui gèrent et exploitent l'entreprise Charlotte Tilbury à travers le monde. Nous avons des succursales notamment au Royaume-Uni, en Allemagne, aux Pays-Bas, aux États-Unis et à Hong Kong. Lorsque nous faisons référence au « Charlotte Tilbury Group », nous désignons le groupe mondial des sociétés Charlotte Tilbury dans son ensemble.

À condition que vous nous en donniez expressément l'autorisation, nous sommes également susceptibles de partager vos données personnelles avec les autres entreprises du Charlotte Tilbury Group afin de vous proposer d'autres opportunités d'emploi, si vous exprimez le souhait de travailler dans un pays particulier dans lequel Charlotte Tilbury opère, par exemple. Par conséquent, toutes références à « nous » ou « notre » dans la présente Politique de confidentialité pour les candidats/recruteurs désignent la société concernée du Charlotte Tilbury Group.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le Charlotte Tilbury Group, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées à la fin de la présente Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs.

Lorsque vous postulez pour un poste au sein de notre entreprise, ou que vous nous fournissez vos coordonnées lors d'un événement de réseautage, vos données personnelles seront traitées par la société du Charlotte Tilbury Group concernée et référencée dans le tableau ci-dessous. Ladite société du Charlotte Tilbury Group sera le responsable du traitement de toutes les données personnelles qu'elle traite. Elle sera chargée de décider de la manière dont les données personnelles seront détenues et utilisées par ses soins. Elle est tenue de vous informer des données contenues dans la présente Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs.

Pour entrer en contact avec l'un des responsables du traitement de données indiqués ci-dessous, vous pouvez le faire à l'adresse indiquée ci-après ou par courriel à l'adresse suivante : legal@charlottetilbury.com

Au cours du processus de candidature ou d'un événement de réseautage, nous collecterons divers types de données personnelles auprès de vous. De plus amples détails sur la façon dont nous utilisons vos données personnelles sont donnés ci-dessous.

Nous traitons les données personnelles des candidats ou participants aux événements de réseautage, uniquement si ledit traitement peut être légalement justifié. En règle générale, cela se fera lorsque le traitement se révèle nécessaire :

• Pour conclure et / ou exécuter le contrat de travail, si votre candidature est retenue;
• Pour garantir le respect de nos obligations légales en qualité d'employeur potentiel, pour vérifier si vous avez vraiment le droit de travailler;
• Avec votre consentement; et/ou
• Pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers), à condition que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur lesdits intérêts pour, par exemple : traiter votre candidature, gérer efficacement le processus de recrutement, évaluer et confirmer l'aptitude d'un candidat à l'emploi et décider à qui offrir un poste. Pour de plus amples informations, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées à la section « Nous contacter » à la fin de la présente Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs.

Nous pouvons également être contraints de traiter les données personnelles des candidats à l'emploi pour faire face à des actions en justice et nous défendre contre celles-ci.

Afin de pouvoir décider de vous présélectionner en tant que candidat et de vous contacter au sujet de votre candidature, nous aurons à recueillir les informations suivantes vous concernant et ce, jusqu'à la phase de présélection du processus de recrutement :

• Votre nom et vos coordonnées (adresse, numéros de téléphone fixe et mobile, courriel, etc.);
• Votre curriculum vitae / CV; et/ou
• Des détails concernant vos qualifications, votre expérience, vos antécédents professionnels et des postes pour lesquels vous postulez.
• Sans ces données, nous ne pourrons pas traiter votre candidature.

Après l'étape de présélection, pour nous permettre de prendre notre décision finale quant à votre recrutement, nous devrons collecter et traiter les données suivantes vous concernant :

• Données concernant vos qualifications;
• Au besoin, votre nationalité et des informations provenant de documents connexes, comme votre passeport ou d'autres pièces d'identité et, le cas échéant, votre statut en matière d'immigration et d'autres informations pertinentes à cet égard; et
• Toute autre information que vous pourriez nous envoyer ou que nous pourrions produire à votre sujet dans le cadre du processus de recrutement et notamment : CV, lettres de motivation, notes d'entretien, etc.

En vertu de la loi, nous sommes tenus de recueillir les informations relatives à votre nationalité et à votre statut migratoire ainsi que les informations nous permettant de vérifier si vous avez le droit de travailler dans le pays où le poste ou le rôle pour lequel vous postulez est à pourvoir.

Nous ne traiterons que les données personnelles que vous nous avez communiquées. Si nous collectons vos données personnelles à partir d'une autre source, nous vous en communiquerons la source spécifique.

Toute offre d'emploi sera conditionnée par l'obtention de références satisfaisantes. Dans le cas où nous souhaiterions vous faire une offre d'embauche, nous demanderons à une agence de référence, telle que XREF, d'entrer en contact avec vous afin que vous et vos référents puissiez nous transmettre vos références. Si votre candidature est retenue, nous utiliserons les données mentionnées ci-dessus dans la mesure nécessaire à la gestion de votre embauche. De plus amples détails sur la manière dont nous traiterons vos données personnelles dans le cadre de votre embauche sont donnés dans notre Politique de confidentialité des employés qui vous sera remise lors du processus d'intégration et que vous pouvez trouver sur l'intranet de Charlotte Tilbury, le « Charlotte's Web ».

Si les données personnelles sont récupérées lors d'événements de réseautage, nous collecterons, avec votre consentement, votre nom, la ville dans laquelle vous êtes domicilié, votre courriel, votre numéro de téléphone et toute autre information que nous jugerons nécessaire afin de pouvoir vous contacter et vous informer des postes à pouvoir chez nous que nous pensons susceptibles de vous intéresser.

Nous vous informerons de tout changement significatif applicable à vos données personnelles, mais vous encourageons à revenir pour consulter la présente Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs de temps à autre.

Au début d'une recherche ou d'un exercice de recrutement, nous pouvons utiliser des filtres utilisant des mots/expressions clés pertinents pour une recherche ou un exercice particulier. Cela peut entraîner le rejet automatique de certains CV ou de certaines candidatures. Nous procédons ainsi uniquement dans le but de pouvoir déterminer si les candidats ont le droit de travailler dans le pays dans lequel se trouve un poste pour lequel ils ont postulé. Cette prise de décision automatisée est nécessaire, car elle nous permet d'obtenir une liste restreinte de candidats potentiels, avec l'intention de conclure un contrat avec l'un d'entre eux. À tout moment, le candidat a le droit de demander à ce que sa candidature soit traitée par une personne physique, d'exprimer son point de vue et de contester la décision basée sur la prise de décision automatisée. Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter via la section « Nous contacter ».

Le cas échéant (et si vous y consentez expressément), nous traiterons des données personnelles sensibles, comme celles concernant votre handicap, afin de nous acquitter de notre obligation d'examiner si des ajustements adaptés doivent être envisagés au cours du processus de recrutement ou si nous vous proposons un emploi par la suite.

Seuls les représentants de Charlotte Tilbury ayant besoin d'accéder à vos données personnelles afin de répondre aux objectifs énoncés dans la présente Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs auront accès à vos données personnelles. Les services qui auront accès à vos données personnelles seront les suivants : le service informatique, l'équipe chargée du personnel et le service de paie.

Si vous nous y autorisez expressément, au cours du processus de candidature, nous partagerons vos données personnelles collectées avec d'autres sociétés du Charlotte Tilbury Group afin de vous proposer d'autres opportunités d'emploi (si vous avez exprimé le souhait de travailler dans un pays particulier dans lequel Charlotte Tilbury opère, par exemple), ainsi qu'avec des tiers, comme des agences de référence externes (telles que XREF), des évaluateurs en psychométrie ou en compétences (comme Recruitmenttests.co.uk) ou les autres tiers qui nous aident dans le processus de recrutement et, dans le cas où vous postulez pour un poste chez l'un de nos grands magasins partenaires (House of Fraser, The John Lewis Partnership, etc.), nous divulguerons vos données personnelles auxdits magasins partenaires dans le cadre du processus d'intégration du magasin concerné.

Nous divulguerons également vos données personnelles à des tiers dans les cas suivants :

• Si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous divulguerons vos données personnelles au vendeur ou à l'acquéreur potentiel de ladite entreprise ou desdits actifs;
• Si nous ou la quasi-totalité de nos actifs sont acquis par un tiers, auquel cas les données personnelles que nous détenons concernant nos candidats et nos employés feront partie des actifs cédés; et/ou
• Si nous nous trouvons dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à une obligation légale, ou afin de faire respecter ou d'appliquer nos accords; ou de protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité, ainsi que ceux de nos candidats, nos employés, nos clients et nos fournisseurs.

Comme nous l'avons précédemment mentionné, nous sommes une entreprise mondiale et certaines des entreprises du Charlotte Tilbury Group, ainsi que certains de nos prestataires de services (comme XREF mentionné plus haut) se situent en dehors de l'Espace économique européen. De ce fait, il se peut que les données personnelles que nous collectons auprès de vous soient transférées ou accessibles en dehors de Zone économique européenne afin que nous puissions les utiliser dans le but pour lequel nous les avons collectées. Le cas échéant, des mesures ont été mises en place pour veiller à ce que vos données bénéficient des protections nécessaires. Tout transfert de vos données personnelles respectera les lois en vigueur. Nous traiterons les informations conformément aux principes énoncés dans la présente Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées à la fin de la présente Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs.

Si vous postulez pour un poste au sein du Charlotte Tilbury Group, vos données personnelles seront conservées sur Workable, une solution de recrutement en ligne basée sur le cloud, située en Amérique du Nord et utilisant Amazon Web Services (AWS). Dans le cas de données personnelles collectées lors d'un événement de réseautage, elles seront conservées en toute sécurité sur notre système intégré à une plate-forme Google Analytics.

Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps nécessaire à l'achèvement de notre processus de recrutement. Si la législation locale le permet, les données à caractère personnel relatives aux candidats non retenus seront supprimées au plus tard dans les 12 mois qui suivent la fin de notre processus de recrutement, à moins que vous n'acceptiez que nous conservions vos données personnelles pour vous informer de toute offre d'emploi intéressante, auquel cas nous pouvons conserver vos données personnelles jusqu'à 5 ans. Nous nous conformons à la loi applicable dans chaque juridiction. Par conséquent, si la ou les périodes applicables dans certaines juridictions sont moins longues que celles énoncées ci-dessus, nous appliquerons lesdites périodes de moindre durée. Néanmoins, à tout moment avant cette date, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles.

Pour ce qui est des données personnelles que nous obtenons à votre sujet lors d'événements de réseautage, nous les conserverons, avec votre consentement, pendant une période de 12 mois, afin de pouvoir vous tenir informé des offres d'emploi qui, selon nous, pourraient vous intéresser. Néanmoins, à tout moment avant cette date, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles.

Si votre candidature est retenue, nous ne conserverons que les informations de recrutement nécessaires à votre embauche, conformément à notre Politique de confidentialité des employés et à notre Politique de conservation des données.

Nous nous engageons à garantir la sécurité de vos données personnelles et la mise en place de procédures physiques, électroniques, contractuelles et managériales adéquates, dont notre Système de gestion de la sécurité de l'information, pour protéger vos données personnelles. Nos employés qui ont accès et traitent vos données personnelles sont obligés de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Les politiques et procédures de sécurité que nous suivons s'appliquent aux systèmes internes et tiers.

Malheureusement, la transmission de données via Internet n'est pas intégralement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité des données que vous nous communiquez. Toute transmission se fait à vos risques.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données. Nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d'une violation de vos données présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

Sous réserve de certaines exceptions, les lois sur la protection des données vous confèrent les droits suivants :

• Demander l'accès à vos données personnelles (communément appelé « demande d'accès de la personne concernée »). Vous pourrez ainsi recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier si nous traitons vos données personnelles de manière licite;
• Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger et compléter toute donnée incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet;
• Demander la suppression de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander la suppression ou le retrait de données personnelles s'il n'existe aucune bonne raison pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou retirer vos données personnelles pour exercer votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous);
• Demander à restreindre le traitement de vos données personnelles, par exemple si vous souhaitez établir leur exactitude ou la raison de leur traitement; et
• Demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et que votre situation personnelle vous pousse à vous opposer au traitement pour ce motif.

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou exercer l'un des autres droits susmentionnés). Toutefois, nous pourrons facturer un montant raisonnable si votre demande d'accès est manifestement infondée ou excessive. Alternativement, dans de telles circonstances, nous pouvons refuser de répondre à la demande.

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour confirmer votre identité avec plus de facilité et garantir votre droit d'accéder aux informations (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Il s'agit de l'une des autres mesures de sécurité adoptée pour veiller à ce que les données personnelles ne soient pas divulguées à une personne qui n'est pas en droit de les recevoir.

Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement pour traiter vos données personnelles, vous avez le droit, à tout moment, de retirer votre consentement pour ledit traitement spécifique. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées ci-après dans la section « Nous contacter ». Une fois que nous recevons la notification que vous avez retiré votre consentement, nous cesserons de traiter vos données pour le ou les motifs auxquels vous avez initialement consenti, à moins que nous n'ayons une autre base légitime en droit pour le faire.

Si vous êtes mécontent de la façon dont nous avons traité vos données personnelles, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de votre régulateur en charge de la protection des données. Au Royaume-Uni, il s'agit de l'Information Commissioner's Office (Bureau du commissaire à l'information, « ICO »). Vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'ICO en appelant son assistance téléphonique au 0303 123 1113 ou sur son site Web à l'adresse www.ico.org.uk/concerns. Pour Hong Kong, il s'agit de l'Office of the Personal Data Privacy Commissioner (« PDPO »). Vous pouvez déposer une réclamation auprès du PDPO en appelant son assistance téléphonique au 2827 2827 ou en leur envoyant un courriel à l'adresse suivante : pcpd.org.hk. Aux Pays-Bas, il s'agit de l'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) que vous pouvez contacter au (31) (0)70 888 85 00 ou leur écrire à l'adresse suivante : Postbus 73374, 2509 AJ DEN HAAG.

Cependant, nous vous serions reconnaissants de nous permettre de traiter vos problèmes avant de contacter votre régulateur en charge de la protection des données. Nous vous serions donc gré de bien vouloir nous contacter en premier lieu.

Si les lois locales d'un pays particulier exigent des normes de traitement des données différentes ou plus strictes que celles décrites dans la présente Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs, la société concernée du Charlotte Tilbury Group traitera lesdites données conformément aux lois locales.

Si vous avez des questions, des commentaires ou des demandes concernant la présente Politique de confidentialité dédiée aux candidats/recruteurs, ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits énoncés ci-dessus, vous pouvez nous contacter des façons suivantes :

• Par courriel à l'adresse legal@charlottetilbury.com; ou
• Par courrier à : General Counsel, Charlotte Tilbury Beauty Limited, 8 Surrey Street, London, United Kingdom WC2R 2ND